Personaleinsatzplanung – Was ist das genau?

Die Personaleinsatzplanung ist ein Teil der Personalplanung. Jedes Unternehmen muss seine Mitarbeiter effizient einsetzen. Dies geschieht im Rahmen der Personaleinsatzplanung. Etwa ein Schichtplan oder die Verwaltung eines Dienstplanes gehören zu den Instrumenten der Personaleinsatzplanung.

Dadurch können Abläufe in einem Unternehmen organisiert und Engpässe vermieden werden. Personaleinsatzplanung ist somit das Einsetzen der Mitarbeiter nach Bedarf in bestmöglicher Kosten-Nutzen Relation.

Auf der Grundlage der jeweiligen Personaleinsatzpläne werden personelle Entscheidungen getroffen. Diese Entscheidungen sind Entlassungen, Neueinstellungen, Versetzungen oder Fort- und Weiterbildungen.

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Gibt es verschiedene Arten von Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung wird grob in drei Formen unterschieden.

  • qualitative Personaleinsatzplanung
  • quantitative Personaleinsatzplanung
  • saisonale oder auch zeitliche Komponente

Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung wird auf die Qualitätsansprüche bei der zu verrichtenden Arbeit geschaut. Die Qualifikationen, die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter werden bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt. Hierbei wird gleich ermittelt, ob eventuelle Schulungen oder Weiterbildungen notwendig sind.

Mit der Schichtplanung von Ordio lassen sich die Mitarbeitenden Arbeitsbereichen und Standorten zuweisen und somit kann eine Zuteilung der Arbeitszeiten über Fähigkeiten erfolgen.

Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung stehen die freien Stellen im jeweiligen Unternehmen im Vordergrund. Hierbei kann es zu Neueinstellungen und auch zu Kündigungen kommen.

Bei der saisonalen oder zeitlichen Personaleinsatzplanung auf bestimmte Zeiträume oder auf eine Saison begrenzt. Werden beispielsweise bei einmaligen Großaufträgen mehr Mitarbeiter in der Produktion benötigt oder im landwirtschaftlichen Bereich fehlt es saisonal an Erntehelfern, kommt diese Art der Personaleinsatzplanung zum Tragen.

Aufgabenbereiche der Personaleinsatzplanung?

Mit dem Personaleinsatzplan werden Mitarbeiter nach ihrer Qualifikation oder nach Bedarf dem Arbeitsbereich zugeordnet. Mit dem Personaleinsatzplan können Mitarbeiter richtig zugeordnet und durch Weiterbildung den laufenden Anforderungen gemäß qualifiziert werden. Eine weitere Möglichkeit ist es, Mitarbeiter eine neue Position anzuvertrauen. Jeder Mitarbeiter sollte seiner Qualifikation nach perfekt eingesetzt werden (Arbeitsbereiche). Eine langfristige und effiziente Planung ist so möglich, denn der Personalbedarf kann perfekt überblickt werden.

Die Herausforderungen der Personaleinsatzplanung?

Das größte Ziel der Personaleinsatzplanung ist der Profit für ein Unternehmen. Somit ist die Personaleinsatzplanung dafür ausgerichtet, den richtigen Mitarbeiter am richtigen Arbeitsplatz zur richtigen Zeit einzusetzen. Dadurch hat nicht nur das Unternehmen einen Vorteil aus der Personaleinsatzplanung, sondern auch die Kunden und die Mitarbeiter selbst.

Die größten Herausforderungen der Personaleinsatzplanung sind der Fachkräftemangel und die laufend fortschreitende Digitalisierung. Deswegen muss die Personaleinsatzplanung sehr flexibel reagieren können.

Wurde die Personaleinsatzplanung früher mit der Hand durchgeführt, erledigt das mittlerweile eine Software. Mit dieser Software kann jedes Unternehmen in jeder Branche Urlaubsplanungen, Krankenstände, Wunscharbeitszeiten und vieles mehr einfach integrieren und vormerken. Mithilfe der richtigen Software kann Personaleinsatzplanung vereinfacht werden. Personaleinsatzplanung Verantwortliche können von jedem Ort und jedem Gerät auf Daten zugreifen und das Schreiben von Tabellen entfällt: Mit Ordio entwickeln wir ein vollumfängliches System zur Organisation von Angestellten die nicht am Schreibtisch arbeiten.

Außerdem ist nach aktueller Rechtssprechnung eine Erweiterung der Personaleinsatzplanung durch eine lückenlose Arbeitszeiterfassung durch das Gesetz vorgesehen: „Arbeitgeber sind verpflichtet die Arbeitzeit der Mitarbeitenden zu erfassen.“ (Quelle: Tagesschau.de)

Die Arbeitszeiterfassung erfolgt im Idealfall minutengenau & digital. Durch den Einsatz einer digitalen Arbeitszeiterfassung erfolgt eine transparente und fehlerfreie Abrechnung.

Die Vorteile einer Personaleinsatzplanung in Verbindung mit digitaler Zeiterfassung liegt auf der Hand:

  • Transparenz
  • Berechnung dynamischer Urlaubsansprüche
  • Schichttausch in Echtzeit
  • Gesetzeskonforme Dokumentation
  • Einhaltung von Lohngrenzen mit Arbeitszeitkonten
  • Effizienz
  • Einhaltung von Pausenregeln
  • uvm.

Wer ist für die Personaleinsatzplanung zuständig?

Hierbei kommt es auf die Größe des Unternehmens an und wer die Verantwortung für die Personaleinsatzplanung zugeteilt bekommt. Normalerweise läuft die Personaleinsatzplanung über die Geschäftsleitung oder die Personalabteilung übernimmt die operative Verantwortung. Die Personalabteilung ermittelt den Bedarf an Arbeitskräften und unterstützt bei der Planung die Geschäftsleitung. Der Personaleinsatzplaner ist dafür zuständig, die gerade zur Verfügung stehenden Mitarbeiter in Schichten einzuteilen.

Muss bei der Personaleinsatzplanung auf etwas Wichtiges geachtet werden?

Die Personaleinsatzplanung sollte immer sehr flexibel und transparent gestaltet sein. Im Falle von Urlauben oder Krankheitsfällen muss auch jede Phase der Projektlage beachtet werden. Durch eine gute Planung des Einsatzes der Mitarbeiter nach deren Fähigkeiten und Arbeitsbereichen können anfallende Aufgaben effizient gelöst werden.

Im Idealfall erfolgt die Planung des Personals in Verbindung mit dem Einsatz eines Aufgabenmanagements um die Effizienz zu steigern. Checklisten, Abläufe, Onboarding und Aufgaben können so strukturiert im Einsatzplan integriert werden. Aufgaben sollten sowohl Mitarbeitenden direkt zugeteilt sein, wie auch optional ganzen Arbeitsbereichen oder Standorten. So wird erreicht, dass im Fall einer Änderung der Personaleinsatzplanung die Aufgabe von der neuen Besetzung der Schicht erledigt werden kann.

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