Personalakte Inhalt

Die Personalakte ist ein unverzichtbares Dokument für jeden Arbeitgeber. Sie hilft dir, die Personalverwaltung übersichtlich und effizient zu gestalten und ist für die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großer Bedeutung. In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit Personalakte Inhalt befassen, und zwar indem wir die häufigsten Suchanfragen beantworten. So erhältst du einen umfassenden Überblick über alles, was du über Personalakten wissen musst. Wir beginnen mit einer Definition und einer Anleitung für Arbeitgeber, bevor wir mit einem Fazit abschließen.

Definition

Die Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen, die für die Verwaltung, Organisation und Bewertung der Arbeitsleistung eines Mitarbeiters relevant sind. Sie enthält persönliche Daten, Vertragsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Schulungsunterlagen und vieles mehr. Die Personalakte dient dazu, die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu unterstützen und die rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Arbeitnehmerüberwachung und -bewertung zu erfüllen.

Personalakte Inhalt – Was gehört rein?

Der Inhalt einer Personalakte kann je nach Unternehmen und Mitarbeiter variieren, aber es gibt einige grundlegende Dokumente und Informationen, die in der Regel enthalten sind:

1. Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Kontaktdaten des Arbeitnehmers. Diese Daten fragen Arbeitgeber üblicherweise über einen Personalfragebogen von neuen Mitarbeitern ab.
2. Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Gehaltsvereinbarungen, Arbeitszeitregelungen und andere Vertragsbedingungen.
3. Leistungsbeurteilungen: Regelmäßige Bewertungen der Arbeitsleistung, einschließlich Zielvereinbarungen und Fortschrittsberichte.
4. Schulungsunterlagen: Nachweise über absolvierte Fort- und Weiterbildungen, Zertifikate und Qualifikationen.
5. Fehlzeiten: Dokumentation von Krankheitstagen, Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten.
6. Korrespondenz: Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einschließlich E-Mails, Briefen und Memos.
7. Disziplinarmaßnahmen: Dokumentation von Abmahnungen, Kündigungen und andere Disziplinarmaßnahmen.

Arbeitnehmer dürfen die Personalakte einsehen

Neben den oben genannten Aspekten ist es auch wichtig, die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf ihre Personalakte zu kennen und zu respektieren. Hier sind einige grundlegende Rechte, die in den meisten Ländern und Rechtssystemen gelten:

1. Einsichtsrecht: Mitarbeiter haben das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen. Auf diese Weise können sie sich vergewissern, dass die darin enthaltenen Informationen korrekt und aktuell sind und dass ihre persönlichen Daten vertraulich behandelt werden (§ 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
2. Recht auf Berichtigung: Arbeitnehmer haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Informationen in ihrer Personalakte korrigieren oder ergänzen zu lassen. Wenn ein Mitarbeiter feststellt, dass bestimmte Angaben in seiner Akte falsch oder veraltet sind, sollte der Arbeitgeber die erforderlichen Änderungen vornehmen.
3. Recht auf Löschung: In einigen Fällen können Arbeitnehmer verlangen, dass bestimmte Informationen oder Dokumente aus ihrer Personalakte entfernt werden, insbesondere wenn diese nicht mehr relevant sind oder gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen.
4. Recht auf Widerspruch: Arbeitnehmer können in bestimmten Situationen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, etwa wenn sie der Meinung sind, dass diese nicht rechtmäßig oder unverhältnismäßig sind.
5. Recht auf Information: Arbeitnehmer haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in der Personalakte informiert zu werden. Dazu gehören Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung, die Empfänger der Daten und die Dauer der Speicherung.

Um die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf ihre Personalakte zu wahren, sollten Arbeitgeber transparente und leicht zugängliche Verfahren für die Einsichtnahme, Berichtigung und Löschung von Informationen einführen. Zudem ist es wichtig, Mitarbeiter über ihre Rechte und die damit verbundenen Verfahren zu informieren, um das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu stärken und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen.

Personalakte Inhalt – Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber ist es wichtig, dass du für jeden deiner Mitarbeiter eine strukturierte und gut organisierte Personalakte führst. Hier sind einige Tipps, wie du das am besten machen kannst:

1. Beginne mit einer Vorlage: Erstelle eine Vorlage für Personalakten, die alle oben genannten Dokumente und Informationen enthält. So kannst du sicherstellen, dass du nichts Wichtiges vergisst und alle Akten im Unternehmen einheitlich sind.
2. Aktualisiere die Personalakte regelmäßig: Achte darauf, dass du die Personalakten deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig aktualisierst. Füge neue Dokumente hinzu, sobald sie verfügbar sind, und aktualisiere Informationen, wenn sich Änderungen ergeben.
3. Bewahre die Personalakten sicher auf: Stelle sicher, dass die Personalakten deiner Mitarbeiter an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Du solltest auch überlegen, ob du physische oder digitale Personalakten führen möchtest, wobei letztere leichter zu verwalten und zu sichern sind.
4. Stelle Zugang für Mitarbeiter bereit: Gewähre deinen Mitarbeitern Zugang zu ihren eigenen Personalakten, damit sie diese einsehen und bei Bedarf aktualisieren können. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu verbessern.
5. Beachte die gesetzlichen Bestimmungen: Informiere dich über die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Personalakten in deinem Land oder deiner Branche. Diese können sich auf die Aufbewahrungsdauer, den Datenschutz und die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses beziehen.
6. Schaffe klare Richtlinien: Erstelle klare Richtlinien für den Umgang mit Personalakten in deinem Unternehmen. Dies sollte die Erstellung, Aktualisierung und Archivierung von Akten sowie die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Mitarbeiter umfassen.

Digitale Personalakte von Ordio

In der modernen Arbeitswelt gewinnt die digitale Personalakte zunehmend an Bedeutung. Ein Anbieter, der sich in diesem Bereich hervor tut, ist Ordio. Die digitale Personalakte von Ordio ermöglicht es Arbeitgebern, alle relevanten Mitarbeiterinformationen und -dokumente sicher und übersichtlich an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. 

Insgesamt bietet die digitale Personalakte von Ordio eine praktische und effiziente Lösung für Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung modernisieren und gesetzliche Anforderungen erfüllen möchten. Die einfache Handhabung, hohe Sicherheit und Anpassungsfähigkeit der Lösung sind dabei wichtige Faktoren, die zur Attraktivität der digitalen Personalakte von Ordio beitragen.

Fazit

Der Inhalt von Personalakten ist von zentraler Bedeutung für eine effektive Personalverwaltung und eine reibungslose Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Indem du als Arbeitgeber eine gut strukturierte und organisierte Personalakte für jeden Mitarbeiter führst, kannst du den Überblick über wichtige Informationen behalten und rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Mit einer Vorlage, regelmäßigen Aktualisierungen, sicherer Aufbewahrung und klaren Richtlinien bist du auf dem besten Weg, deinen Mitarbeitern und deinem Unternehmen einen optimalen Rahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu bieten.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

Autor: Emma