Arbeitsorganisation

Eine strukturierte Arbeitsorganisation hat das Ziel Arbeitsabläufe zu optimieren. Arbeitsorganisation beschreibt wie Arbeit hinsichtlich Art, Umfang und Bedingungen organisiert ist. Dazu gehört die Art der Arbeitsaufgaben, der Aufgabenteilung zwischen den Mitarbeitenden und Betriebsmitteln, der Zusammenarbeit zwischen den Menschen, der Arbeitsform und der Arbeitszeit. Arbeitsorganisation ist ein Ergebnis der Arbeitsgestaltung.

Definition

Per Definition ist die Arbeitsorganisation die strukturierte Gestaltung eines Arbeitsprozesses. In diesem Sinne umfasst der Organisationsbegriff sowohl die Art der Tätigkeit und den Umfang der Aufgabe als auch die Bedingungen des Arbeitselements. Auf seinen Kernbestandteil heruntergebrochen bezeichnet der Begriff folglich die Koordination der Interaktion zwischen Arbeitnehmern mit Arbeits-, Informations– und Betriebsmitteln im Zuge der durch Arbeitsanweisungen definierten Rahmenbedingungen. 

Ziel ist es, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu erhalten und zu verbessern. Am einfachsten erfolgt dies durch die Optimierung und Nutzung der verfügbaren Ressourcen und Fähigkeiten. Die Wechselseitigkeit, die sich aus den unterschiedlichen Beeinflussungsstrukturen ergibt, ist der Schlüssel zum Verständnis der für die Arbeitsorganisation entscheidenden Aspekte. 

Im Organigramm wiederum wird die Struktur einer Organisation dargestellt – Das Organigramm ist eine bildlich dargestellte Skizze die klar erkenntlich aufzeichnet, wer wofür zuständig ist, wer Vorgesetzter von wem ist und wie der vorgesehene Ablauf in der Organisation ist.

Arbeitsorganisation und Arbeitsgestaltung

Eine Arbeitsorganisation ist eines der Ergebnisse der Arbeitsgestaltung. Zur Arbeitsgestaltung gehören neben der Arbeitsorganisation auch Arbeitsabläufe und Aufgabeninhalte. Insbesondere führt die Arbeitsorganisation Pläne für Kompetenzbereiche und Arbeitszeiten sowie Aufzeichnungen über alle durchgeführten Aufgaben.

Die Arbeitsgestaltung plant dann auf Basis der Arbeitsorganisation den unternehmensspezifischen Arbeitsprozess. Ankerpunkt aller Überlegungen ist selbstverständlich der individuelle Arbeitsplatz, dessen Situierung und Ausstattung maßgeblichen Einfluss auf das jeweilige Potenzial und den Aufgabenrahmen hat. 

Ob Homeoffice oder Schichtarbeit vor Ort, die jeweiligen Gegebenheiten sind bei der Arbeitsorganisation entsprechend zu berücksichtigen haben sie doch unmittelbaren Einfluss auf die tatsächlich zu absolvierenden Aufgaben. 

Der Wechsel von Präsenz– hin zu Ergebniskultur führt zu einer Neubewertung der Arbeitsorganisationsabläufe, die statt einer Prozessüberwachung eher einer Ergebniskontrolle unterzogen werden müssen.

Was bedeutet Arbeitsorganisation?

Die Arbeitsorganisation umfasst den gesamten Arbeitsablauf in einem Unternehmen. Dadurch wird eine effektive und effiziente Struktur erstellt, um den Arbeitsalltag nachhaltig zu organisieren und alle Abläufe möglichst perfekt aufeinander abzustimmen.

 Wie bei vielen zusammengesetzten Wörtern ergibt sich die Bedeutung aus den beiden Wortteilen. „Arbeit“ wird „organisiert“ und zusammen ergibt dies „Arbeitsorganisation“. Durch die Arbeitsorganisation wird die Produktivität nicht nur genau strukturiert, sondern auch alle effizienten Möglichkeiten voll ausgeschöpft.

Per definitorischer Bestimmung einzelner Arbeitsschritte und der sinnhaften Verteilung der jeweiligen Aufgaben an verschiedenen Mitarbeiter ist jeder einzelne Arbeitnehmer über seine Tätigkeit und Aufgaben genauestens informiert. Durch die exakte Planung werden Abläufe optimiert und der Arbeitsablauf ist zielgerichteter.

In einem Arbeitsorganisationsteil wird festgehalten:

  • die Tätigkeitsart
  • die Aufgaben und deren Umfang
  • die Bedingungen, unter denen die Arbeit abläuft

Entsprechend der Ergebnisorientierung zeitgemäßer Arbeitsstrukturen ist der Zweck eines jeden Schritte der Arbeitsorganisation, zielführende Maßnahmen für einen optimale Arbeitsablauf zu identifizieren & zu implementieren. 

Arbeitsorganisation betrifft nicht nur den Ablauf in der Produktion

Gelungene Arbeitsorganisation beschränkt sich nicht nur auf die koordinative Abstimmung von Produktionsprozessen, gelungene Arbeitsorganisation dient primär der besseren und reibungslosen Zusammenarbeit aller Mitarbeiter und Betriebsstrukturen. Die gute Koordination sämtlicher Abläufe und der gegenseitige Austausch von Informationen ist ein universell regelungsbedürftiger Aspekt, dessen Bedeutung innerbetrieblich weitreichende Konsequenzen hat.

  • Durch die Arbeitsorganisation wird das Unternehmen besser strukturiert, denn einzelne Segmentierungen innerhalb firmen-interner Prozesse werden erst durch eine verbesserte Organisation und den daraus resultierenden Interaktionspotenzialen sichtbar. 
  • Durch die Arbeitsorganisation werden Abläufe flüssiger und effizienter. Dies gilt auch für Arbeitszeiten, die Formen der Arbeit, die Nutzung von Informationsmaterial oder Mitteln, die die Arbeit erleichtern. Die gesamte Organisation eines Unternehmens bedingt sich durch die Planung der individuellen- bis hin zur betriebsweiten Arbeitsorganisation.
  • Durch die Arbeitsorganisation lassen sich Unternehmensziele abbilden, ist es die Etablierung von zielgerichteten Prozessen die sich schlussendlich als Grundlage aller Vorüberlegungen auszeichnet. Nur durch die bewusste Lenkung spezifischer Prozessabschnitte lassen sich prä-definierte Ziele erreichen.

Wie nutzt die Arbeitsorganisation einem Unternehmen genau?

Die Arbeitsorganisation koordiniert zeitliche, menschliche und räumliche Ressourcen. Mithilfe der Arbeitsorganisation werden anfallende Aufgaben perfekt verteilt. Mitarbeiter werden so eingesetzt, dass sie ihre zur Verfügung stehende Arbeitskraft sinnvoll einsetzen können. Dadurch werden die besten Bedingungen festgelegt, um das Zusammenspiel von Mensch, Umwelt und Maschine wirtschaftlich zu koordinieren.

Wie wird die Arbeitsorganisation durchgeführt?

Um alle Abläufe in einem Unternehmen möglichst effizient zu planen und zu organisieren ist es sinnvoll, alle anfallenden Arbeitsschritte und Aufgaben in einer Art Landkarte oder Lageplan festzulegen und zu visualisieren. Diese Art der Landkarte nennt sich Prozesslandkarte.

Mittels der ergebnisorientierten Arbeitsorganisation werden zunächst alle Funktionen und Zuständigkeiten in einem Unternehmen ermittelt um anschließend, mit den ermittelten Eckdaten, die Stellenbeschreibung eines vorhandenen oder potenziellen Mitarbeiters festzulegen. 

Mittels Aufzeichnungen werden Verteilungen der Aufgaben und die Zuständigkeiten der verschiedenen Bereiche verbunden. Diese Arbeitsabläufe werden dann in einem Modell dargestellt, um alle Prozesse abzubilden und definitorisch festzulegen.

Die Arbeitsorganisation ist unumgänglich, ohne würde ein Unternehmen nicht funktionieren!

Egal ob Jobsharing, Homeoffice, Job-Rotationen (Schichtarbeit) oder der Prozessablauf in der Produktion, alles wird mit der Arbeitsorganisation geregelt. Sobald das Unternehmen betreten wird, läuft der in der Arbeitsorganisation definierte Plan. Jeder Handgriff und jeder Ablauf wird dadurch genau geregelt und potenzielle Fehlerquellen werden reduziert bzw. grundsätzlich ausgeschlossen.

Die Arbeitsorganisation regelt:

  • Arbeitszeiten
  • Kontrolle der erbrachten Leistungen
  • Pausen
  • Motivation der Mitarbeiter
  • Aufgabenverteilung
  • Zusammenarbeit

und vieles mehr.

Als saubere Basis für eine funktionierende Arbeitsorganisation sind vollständige Personaldaten aller Angestellten von Vorraussetzung. Dies beginnt bereits bei Stammdaten, welche stets aktuell gehalten werden sollten und initial über einen digitalen Personalfragebogen erstellt wurden.

Was bedeutet individuelle Arbeitsorganisation?

Aber nicht nur der unternehmerische Aspekt spielt in der Arbeitsorganisation eine große Rolle. Eine gut geplante Arbeitsweise erhöht zum einen die Produktivität und zum Zweiten wird der Stressfaktor am Arbeitsplatz gesenkt.

Durch Arbeitspläne werden zukünftige Aufgaben zusammengefasst und deren Prioritäten festgelegt. So wie ein geordneter Schreibtisch übersichtlich ist und nichts gesucht werden muss, ist auch eine Ablaufplanung sehr von Vorteil. 

Durch die Arbeitsorganisation läuft alles nach Plan und Fehler und Stress werden damit reduziert. Arbeitsorganisation ist nicht nur sinnvoll, sondern hat effektive Nutzen für ein Unternehmen.

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