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    "extracted_at": "2026-02-28",
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    "faqs": [
        {
            "question": "Was ist Dokumentenmanagement?",
            "answer": "Dokumentenmanagement bezeichnet die strukturierte Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten in einem Unternehmen. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die digitale Verarbeitung von Dokumenten – von Arbeitsverträgen über Führerscheine bis hin zu Urlaubsanträgen – revisionssicher, transparent und zentralisiert.",
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            "question": "Welche Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement System?",
            "answer": "Ein digitales DMS wie Ordio reduziert Papierchaos und manuelle Abläufe. Die wichtigsten Vorteile: \n• Zentrale, digitale Ablage aller Dokumente \n• Automatisierte Fristen und Erinnerungen für wichtige Nachweise \n• Sicherer Zugriff über Rollenrechte \n• Revisionssichere Archivierung \n• Weniger Nachfragen & bessere Compliance",
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            "question": "Wie funktioniert die automatische Dokumentenabfrage in Ordio?",
            "answer": "In Ordio kannst du für jedes benötigte Dokument eine Regel definieren, wann und wie es abgefragt wird – z. B. bei Neueinstellung, jährlich oder halbjährlich. Die betroffenen Mitarbeitenden werden automatisch benachrichtigt und können die Dokumente direkt in ihrem Profil hochladen. So sparst du dir manuelle Erinnerungen und bleibst jederzeit compliant.",
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        {
            "question": "Ist das Ordio Dokumentenmanagement DSGVO-konform?",
            "answer": "Ja. Ordio erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Alle Dokumente werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert und durch verschlüsselte Übertragung sowie rollenbasierte Zugriffe geschützt. So bleiben vertrauliche Mitarbeiterdokumente sicher und nachvollziehbar.",
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            "question": "Für welche Dokumente kann ich automatische Fristen und Erinnerungen festlegen?",
            "answer": "Du kannst Fristen für nahezu alle Mitarbeitendendokumente setzen, z. B.: \n• Führerscheinkontrollen \n• Studienbescheinigungen \n• Impf- oder Gesundheitsnachweise \n• Zusatzvereinbarungen zum Vertrag \n• Regelmäßige Sicherheitsbelehrungen Die Fristen sind flexibel konfigurierbar (z. B. einmalig, jährlich, halbjährlich) und lassen sich an deine betrieblichen Abläufe anpassen.",
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            "question": "Wie unterstützt Ordio die digitale Archivierung von Mitarbeiterdokumenten?",
            "answer": "Alle Dokumente werden in Ordio automatisch archiviert, versioniert und zentral abgelegt – revisionssicher und gesetzeskonform. Du hast jederzeit Zugriff auf aktuelle und ältere Versionen eines Dokuments, ohne E-Mails durchsuchen oder Ordner durchblättern zu müssen.",
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            "question": "Was versteht man unter Dokumentenmanagement?",
            "answer": "Dokumentenmanagement umfasst die systematische Organisation, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten – digital oder analog. Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) übernimmt diese Aufgaben automatisiert und strukturiert.",
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            "question": "Welche Arten von DMS gibt es?",
            "answer": "Es gibt: \n• On-Premise DMS: lokal installiert in der IT-Infrastruktur des Unternehmens \n• Cloud-DMS: webbasiert, flexibel und ortsunabhängig (wie Ordio) \n• Hybride DMS: Mischformen mit lokalen und Cloud-Komponenten",
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            "question": "Ist ein DMS Pflicht?",
            "answer": "Ein DMS ist gesetzlich nicht verpflichtend, aber zunehmend unverzichtbar – vor allem bei steigenden Anforderungen an Datenschutz, Nachweispflichten (z. B. Führerscheinkontrolle) und digitalisierte HR-Prozesse.",
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        {
            "question": "Welche Aufgaben hat ein DMS?",
            "answer": "Ein DMS übernimmt: \n• Digitale Archivierung und Ablage \n• Fristenmanagement und Erinnerungen \n• Rollenbasierter Zugriffsschutz \n• Nachvollziehbarkeit & Compliance \n• Prozessautomatisierung im Dokumentenhandling",
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