# Wie dokumentiere ich Absagen von Mitarbeitern?

**Source:** https://helpdesk1.ordio.com/de/helpcenter/wie-dokumentiere-ich-absagen-von-mitarbeitern
**Category:** Schichtplanung
**Last Updated:** 2026-01-09

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# Wie dokumentiere ich Absagen von Mitarbeitern?

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Durch das Vermerken von Absagen, kannst du die **Zuverlässigkeit deiner Mitarbeitenden** bei der Schichtzuteilung überprüfen. In diesem Artikel erfährst du, wie. 

**☝🏼Hinweis:** Die entsprechenden Einstellungen findest du in den Workspace Einstellungen > Schichtplan & Zeiterfassung > Nr. 8.

#### So funktionieren Absagen:

Mit der Funktion zur Dokumentation von Absagen kannst du die **Verlässlichkeit** deiner Mitarbeitenden bei der Schichtzuteilung besser beurteilen. In diesem Artikel erklären wir dir, wie das funktioniert.

### 1\. Absagen vermerken (durch Admins)

**☝🏼 Wichtig zu wissen:** Mitarbeitende können **nicht selbstständig** eine Schicht absagen. Auch wenn die Funktion in den Einstellungen aktiviert wurde, bedeutet das **nicht** , dass sich Mitarbeitende eigenständig abmelden können.

Stattdessen läuft es so:

  * Als **Admin** kannst du eine Absage direkt in einer Schicht **manuell vermerken:** Nutze das Symbol mit dem **durchgestrichenen Kreis** neben der "Austragen"-Option:

![Bildschirmfoto 2025-07-31 um 12.24.20](https://helpdesk1.ordio.com/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202025-07-31%20um%2012.24.20.png?width=308&height=130&name=Bildschirmfoto%202025-07-31%20um%2012.24.20.png)

  * Diese Absage wird dann im System **dokumentiert** und ist beim nächsten **Eintragen** der Person sichtbar – inklusive der Info, **wie oft** die Person bereits abgesagt hat.

  * So behältst du den Überblick über**wiederholte Absagen** und kannst das bei **künftigen Planungen** berücksichtigen.

### 2\. Zeitfenster für Dokumentation

Du kannst optional ein Zeitfenster definieren – zum Beispiel **72 Stunden vor Schichtbeginn** –, innerhalb dessen eine Absage dokumentiert wird.

**Innerhalb des definierten Zeitraums:**

  * Die Absage wird dokumentiert.

  * Der Mitarbeiter wird aus der Schicht entfernt.

**Außerhalb des Zeitfensters:**

  * Der Mitarbeiter wird ebenfalls aus der Schicht entfernt.

  * **Die Absage wird jedoch nicht dokumentiert.**

Diese Einstellung hilft dir dabei, **kurzfristige Absagen gezielt zu erfassen** und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen – etwa bei auffälligem Verhalten einzelner Mitarbeitender.

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**Beispiel aus der Praxis:  
![](https://helpdesk1.ordio.com/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202025-06-20%20um%2010-25-23-png.png?width=670&height=297&name=Bildschirmfoto%202025-06-20%20um%2010-25-23-png.png)  
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Du aktivierst die Funktion und legst ein 72-Stunden-Fenster fest.  
Wenn sich ein:e Mitarbeiter:in **48 Stunden vor Schichtbeginn** abmeldet und du dies in der Schicht kennzeichnest, wird dies im System **dokumentiert**.  
Erfolgt die Abmeldung jedoch **weniger als 24 Stunden vorher** , wird die Absage **nicht dokumentiert** , obwohl die Schicht aus dem Kalender entfernt wird.

In solchen Fällen spricht man oft von einer **verspäteten oder nicht dokumentierten Absage**.